Table des matières
INTRODUCTION : ENGAGEMENT EN MATIÈRE DE PROTECTION DE VIE PRIVÉE
Le Quatuor Molinari (le Quatuor) reconnaît l’importance de protéger les renseignements personnels. La présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels (la « Politique ») décrit les mesures appliquées par le Quatuor pour assurer la protection des renseignements personnels qu’elle recueille, utilise, divulgue, traite et conserve dans le cadre de l’exploitation de son site Web (www.vqqm.ca) (le Site) et de ses activités opérationnelles courantes, en conformité avec le cadre légal applicable.
Cette politique vise à se conformer aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé, et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE). Plus précisément, cette Politique présente les principes régissant la protection des renseignements personnels et définit les rôles et responsabilités des différents intervenants en lien avec la protection des renseignements personnels. Nous précisons comment notre organisation, recueille, utilise et divulgue, le cas échéant, les renseignements personnels fournis pendant l’utilisation de ce site, nos produits et nos services, y compris les outils électroniques et autres outils, les applications, forums, pages d’inscription aux activités, les publications, bulletins et annonces électroniques, et les dons en ligne ou par la poste (le Site et les services sont ci-après collectivement désignés les « Services »). La Politique ne s’applique pas aux sites Web de tiers auxquels il est possible d’accéder en cliquant sur des liens qui se trouvent sur le présent site Web.
Le Quatuor n’est pas responsable à l’égard de sites Web de tiers. La Politique fait partie intégrante de nos Conditions d’utilisation, lesquelles décrivent les conditions que l’utilisateur accepte de respecter lors de l’utilisation de nos Services. En utilisant les Services, l’utilisateur atteste avoir lu et compris la Politique, et consent à la collecte, l’utilisation et la divulgation des renseignements personnels conformément à la présente Politique. Si l’utilisateur n’accepte pas la présente Politique, il est prié de ne pas utiliser les Services ou de ne fournir aucun renseignement personnel. Cette Politique s’adresse à tous les utilisateurs des Services du Quatuor et est applicable aux renseignements personnels recueillis, détenus, conservés, communiqués, utilisés ou détruits par le Quatuor.
1 Les textes de ce document s’inspirent largement et librement des politiques de renseignements personnels de la Fondation Guido Molinari et des trois musées d’état, nommément le Musée national des beaux-arts du Québec, le Musée d’art contemporain et le Musée de la civilisation, de même que de la politique du Musée des beaux-arts de Montréal et celle de La Serre Arts Vivants. Le site Web BE-Bénévoles d’expertises, Gouvernance des données – la Loi 25 a également été consulté
[Gouvernance des données – Loi 25 à respecter aussi par les OBNL (benevoles-expertise.com]. Ils sont tous ici remerciés d’avoir rendu
leurs documents disponibles.
PRINCIPE 1 – NOUS SOMMES RESPONSABLES ET RESPECTUEUX DES DONNÉES
Le Quatuor est responsable de tous les renseignements personnels dont il a la gestion. Tous les employés et les membres du conseil d’administration du Quatuor sont responsables de l’application de la Politique et des pratiques encadrant la gouvernance des renseignements personnels.
Est un renseignement personnel, tout renseignement qui concerne une personne physique et qui permet, directement ou indirectement, de l’identifier. Exemples de renseignements personnels recueillis :
- Renseignements nominatifs (nom, prénom, numéros de téléphone, âge, adresses postales et courriels);
- Adresse IP;
- Information sur la carte de crédit, mandat ou chèque;
- Réponses aux questions portant sur l’inscription à un programme particulier;
- Tout autre renseignement personnel que nous n’avons pas demandé (tel que les renseignements personnels que vous nous fournissez volontairement dans un courriel ou en partageant vos commentaires par l’intermédiaire de notre site).
RÔLES ET RESPONSABILITÉS
Conseil d’administration :
- Approuve la présente Politique et ses modifications, le cas échéant;
- Désigne la direction responsable de l’application de la présente Politique;
La direction :
- Fait les mises à jour de la présente politique et en recommande les modifications, le cas échéant, au conseil d’administration;
- Met en place et administre la présente Politique et les directives en découlant;
- Agit à titre de responsable pour la gestion de tout incident en lien avec la protection des renseignements personnels conformément aux lois applicables;
- Rend compte périodiquement et au Conseil d’administration de la gestion de la présente Politique;
- Agit à titre de premier répondant pour toute question relative à la protection des renseignements personnels.
PRINCIPE 2 – LES RENSEIGNEMENTS NOUS AIDENT À OFFRIR UN MEILLEUR SERVICE
2.1. Renseignements personnels recueillis :
Le Quatuor recueille des renseignements personnels concernant les membres, donateurs, clients, candidats au Concours international de composition ou un poste au sein de l’institution (incluant les bénévoles), utilisateurs du site Internet et des applications de la FGM, de même que d’autres personnes susceptibles de montrer de l’intérêt pour l’organisation. Les renseignements personnels que la FGM pourra recueillir, à la suite de votre consentement et selon les circonstances, sont les suivants :
- Renseignements nominatifs (nom, prénom, numéros de téléphone, adresses postales et courriels);
- Date de naissance et sexe;
- Information sur une carte de crédit, mandat ou chèque;
- Historique des dons;
- Adresse IP.
2.2. Collecte des renseignements personnels
La collecte de renseignements personnels par le Quatuor s’effectue lorsque l’utilisateur utilise les Services de la fondation et qu’il communique volontairement des renseignements personnels. Par exemple, lorsque qu’un utilisateur :
- Utilise nos services sur place ou en ligne;
- Fait un don;
- Achète un article;
- Envoie une question ou un commentaire à notre organisation par courriel, téléphone, télécopieur ou par l’intermédiaire de notre Site;
- Communique avec un employé, bénévole administrateur par courriel, téléphone ou en personne;
- S’inscrit et participe à un événement organisé par le Quatuor ou associé à celui-ci;
- Dépose une candidature (poste ou concours);
- Affiche des commentaires, des messages ou autres contenus sur notre Site, y compris sur nos outils en ligne ou nos blogues, sur la page Web pour nous joindre ou par l’intermédiaire d’autres fonctionnalités du Site qui vous permettent d’afficher vos propres commentaires, messages et contenu;
- S’abonne aux communications électroniques, telles que notre bulletin électronique;
- Utilise des fonctionnalités de notre Site qui nécessitent des renseignements personnels.
2.3. Limitation de la collecte
Le Quatuor détermine les fins pour lesquelles il recueille des renseignements personnels et informe les personnes concernées de l’utilisation qui sera faite de ces renseignements. La collecte de renseignements personnels est limitée aux renseignements nécessaires à l’atteinte des objectifs précisés dans la présente Politique.
Chaque fois que la loi l’exige, le Quatuor sollicitera le consentement des utilisateurs avant toute utilisation de ses renseignements personnels. Lorsque nous recueillerons ces renseignements, l’utilisateur aura l’occasion de refuser qu’ils soient conservés pour une utilisation ultérieure par le Quatuor.
Si nous souhaitons utiliser les renseignements personnels recueillis à des fins émergentes ou supplémentaires, le cas échéant, nous modifierons la présente politique sur la protection des renseignements personnels pour inclure ces fins émergentes ou supplémentaires et obtiendrons votre consentement explicite, le cas échéant.
PRINCIPE 3 – LES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS SONT UTILISÉS DE MANIÈRE APPROPRIÉE
3.1. Utilisation des renseignements personnels
Les renseignements personnels recueillis sont utilisés aux fins suivantes :
- Répondre à vos demandes de renseignements et/ou vous fournir des services;
- Envoyer des informations sur nos événements, programmes, produits ou services;
- Émettre des reçus fiscaux pour les dons;
- Maintenir la liste des donateurs et des membres de notre organisation;
- Administrer nos dons;
- Envoyer des avis concernant les activités de l’organisation;
- Assurer une meilleure gestion des informations personnelles pour les fins de nos activités;
- Organiser des événements, concours ou activités;
- Assurer la sécurité et la prévention des fraudes;
- Maintenir à jour nos dossiers;
- Recueillir des informations statistiques pour améliorer nos services.
3.2. Communication et partage
Le Quatuor peut communiquer les renseignements personnels avec :
- Les employés et les bénévoles de l’organisation dans le cadre de leurs fonctions;
- Les organismes de vérification, audit et de fiscalité nécessaires à la gestion de l’organisation;
- Les tiers fournisseurs de services pour la gestion des dons, de la billetterie, des paiements et des envois de courriels;
- Les partenaires qui collaborent à nos activités avec une entente de confidentialité appropriée;
- Les instances gouvernementales lorsque cela est requis par la loi.
3.3. Consentement
En fournissant vos renseignements personnels, vous acceptez la collecte, l’utilisation et la divulgation de ces renseignements conformément à la présente Politique. Vous pouvez retirer votre consentement en nous contactant, mais ce retrait pourrait restreindre notre capacité à vous fournir certains services.
PRINCIPE 4 – LA PRÉSERVATION DE LA CONFIDENTIALITÉ DES RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
4.1. Sécurité
Le Quatuor met en œuvre des mesures de sécurité pour protéger les renseignements personnels contre les accès non autorisés, les divulgations, les modifications ou les destructions. Ces mesures incluent :
- Des contrôles physiques pour protéger les locaux où sont conservés les renseignements personnels;
- Des contrôles techniques pour protéger les systèmes informatiques;
- Des mesures administratives pour limiter l’accès aux renseignements personnels aux seuls employés ayant besoin d’en connaître.
4.2. Conservation
Les renseignements personnels sont conservés pendant la période nécessaire à la réalisation des fins pour lesquelles ils ont été recueillis, ou pour satisfaire aux exigences légales applicables. Lorsque ces renseignements ne sont plus nécessaires, nous prenons des mesures pour les détruire de manière sécurisée.
PRINCIPE 5 – ACCÈS AUX RENSEIGNEMENTS PERSONNELS
5.1. Accès et rectification
Vous avez le droit d’accéder aux renseignements personnels vous concernant que nous avons en notre possession. Si vous constatez que ces renseignements sont inexactes ou incomplets, vous pouvez demander leur rectification. Pour ce faire, veuillez nous contacter.
5.2. Demandes d’accès
Les demandes d’accès doivent être faites par écrit. Nous répondrons à ces demandes dans un délai raisonnable, conformément aux lois en vigueur. Dans certains cas, nous pouvons exiger des frais pour le traitement de ces demandes.
PRINCIPE 6 – MODIFICATIONS DE LA POLITIQUE
Le Quatuor peut modifier la présente Politique de confidentialité et de protection des renseignements personnels en tout temps. Les modifications seront publiées sur notre Site. Nous vous encourageons à consulter régulièrement la Politique pour prendre connaissance des éventuelles modifications.
CONTACT
Pour toute question ou demande concernant cette Politique, ou pour exercer vos droits en matière de renseignements personnels, veuillez nous contacter à l’adresse suivante :
Quatuor Molinari
[Adresse de contact]
[Courriel de contact]